A menudo, los autónomos y negocios se ven obligados a emitir facturas rectificativas cuando, por ejemplo, han cometido algún tipo de error en la inicial o necesitan reclamar a Hacienda el IVA ya devengado debido al impago por parte de sus clientes. Sin embargo, muchos aún no saben cómo deben elaborar este tipo de recibos.
Se trata de una situación cada vez más habitual entre los autónomos y pequeños negocios, en un entorno donde los retrasos en el cobro o los impagos siguen en alza. En este sentido, algunos informes recienten apuntan a que el 82% de las empresas españolas han recibido peticiones por parte de sus clientes para alargar sus plazos de pago en los últimos meses, mientras que el 67% piensa que el número de impagos seguirá creciendo en los próximos meses.
Ante este tipo de situaciones, la Agencia Tributaria permite a los autónomos que hayan sufrido un impago minorar su importe en la siguiente liquidación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). Uno de los requisitos imprescindibles para ello consiste en la emisión de una factura rectificativa, por lo que conocer el modo de cumplimentarla y evitar los errores más frecuentes es una cuestión importante.
Los expertos de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (Asefiget), explicaron a este diario los errores más frecuentes que los autónomos cometen al elaborar una factura rectificativa, así como el procedimiento que deben seguir para no verse obligados a realizar todo el trámite de nuevo o, incluso, perder el derecho a recuperar el IVA cuando sufren un impago.
Estos son los errores más frecuentes al realizar una factura rectificativa, según Asefiget
Tal y como detalló a este diario María Dolores Ortega, portavoz de Asefiget, los errores más comunes que comenten los autónomos cuando elaboran una factura rectificativa son los siguientes:
- Numeración e identificación
“Este es uno de los errores que más encontramos entre los autónomos y las pymes”, aseveró María Dolores Ortega. En este sentido, la portavoz de Asefiget recordó que una factura rectificativa debe tener una numeración propia, pero también indicar con cuál otra está relacionada.
- Motivo de la rectificación
Además, el motivo de la rectificación también debe figurar dentro de la nueva factura. “Antiguamente, se hacían facturas de abono, con importes negativos, pero esto cambió hace tiempo. Ahora tienen que cumplir un mínimo de requisitos, que deben indicarse. Incluso, cuando se elabore una factura negativa”, explicó María Dolores Ortega a este medio.
- ¿Qué debe hacerse con la factura anterior?
La primera factura emitida –es decir, la que contiene fallos o ha sido impagada total o parcialmente- debe conservarse en los registros del negocio. “Precisamente, el objetivo de la factura rectificativa es restar o modificar los errores que se han cometido en la primera. Aquí suele haber un poco de lío, porque los autónomos a veces no saben si poner la rectificación por diferencia o anularla por el total y emitir una nueva. Lo correcto es lo primero, para que el neto entre la factura A y la B dé el resultado correcto”, aseguró la portavoz de Asefiget.
- ¿A quién debe remitirse la factura rectificativa?
Por otro lado, en caso de haber cometido un error en la factura inicial, la rectificativa “sólo debe remitirse al cliente”, como si se tratara de un recibo normal. Sin embargo, a la hora de realizar las liquidaciones de impuestos, la Agencia Tributaria cuenta con una casilla específica, en la que deben incluir sólo las facturas rectificativas.
En las situaciones en las que este tipo de facturas se emitan para solicitar la devolución del IVA en caso de impago, existe un procedimiento específico, que la Agencia Tributaria explicó a este medio en una reciente ocasión.
- ¿Cómo debe incorporarse a los libros contables del negocio?
A la hora de incorporar las facturas rectificativas en los libros contables del negocio, “los autónomos deben hacerlo como si se tratara de una factura normal, aunque ésta sea negativa”, concluyó la portavoz de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios.
Los autónomos pueden recuperar el IVA cuando la factura sea incobrable
Tal y como explicaron desde la Agencia Tributaria, “la base imponible del IVA –la cantidad total sobre la que el autónomo debe abonar el impuesto trimestralmente- puede reducirse cuando los créditos correspondientes a las cuotas repercutidas por las operaciones gravadas sean total o parcialmente incobrables”.
Es decir, los negocios y trabajadores por cuenta propia pueden solicitar a Hacienda la devolución del IVA de los importes impagados, incluso cuando el importe no cobrado corresponda sólo a una parte de la factura de un cliente.
En paralelo, los autónomos también deben emitir una factura rectificativa en otros supuestos, entre los que destaca haber cometido errores en el primer recibo, recogidos en los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación; haberse equivocado en el importe a abonar; calcular mal el tipo de IVA o la cuota a retener; o haber cometido errores en los contenidos identificativos imprescindibles en cada factura.
¿Cuánto tiempo tienen los autónomos para contestar a los requerimientos o comprobaciones de Hacienda?
Hacienda envía cada año miles de notificaciones a los autónomos. En algunos casos, estas cartas son meramente informativas, en otros pueden servir para requerir algún dato al contribuyente y, a veces, pueden suponer el inicio de un procedimiento de inspección. Aunque muchos negocios temen las visitas de la Agencia Tributaria, este tipo de inspecciones son poco frecuentes. Se estima que durante 2021 -últimos datos disponibles- apenas hubo 10.000 visitas sorpresa.
No obstante, los requerimientos y las comprobaciones limitadas son mucho más frecuentes: cada año se suelen realizar más de un millón y medio de procedimientos de este tipo donde los técnicos de la Agencia Tributaria solicitan cualquier información y justificación a los negocios sobre impuestos como IVA, IRPF o Sociedades. A veces, los datos que se requieren pueden ser simplemente relativos a una operación con una determinada empresa que está inmersa en un procedimiento de inspección, En otras ocasiones se puede pedir adjuntar documentación y datos más extensos sobre declaraciones de uno o varios ejercicios.
Cuando Hacienda envía una carta al autónomo para solicitar algún tipo de dato o información, es importante tener en cuenta que la contestación es obligatoria. Además, en este tipo de notificaciones con solicitud de información suele constar un plazo para aportar la información que se solicita. Según explican los expertos es importante tener en cuenta estas fechas y enviar la documentación o datos que se requieran, ya no sólo para evitar sanciones sino también para poder justificar, por ejemplo, que se tenía derecho a una determinada deducción que está siendo cuestionada por Hacienda.
Si no se respetan estos plazos, el trabajador por cuenta propia perdería el derecho a justificar que hizo correctamente sus declaraciones de impuestos y, en su caso, a alegar la posible resolución en su contra que emita Hacienda.
Plazos para contestar una carta de Hacienda: diferencias entre requerimiento y comprobación
Según explicó Pablo G. Vázquez, abogado fiscalista especializado en deducciones del despacho GVA asesores, “las cartas de Hacienda suelen llegar directamente al interesado, es decir, en este caso el autónomo. Lo primero que debe identificar el destinatario es el tipo de información que se le está dando o solicitando, ya que dependiendo de esto habrá distintos plazos para contestar”.
Normalmente, una carta de Hacienda puede ser un requerimiento o una comprobación. “En el primer caso, estamos hablando de que Hacienda pide al autónomo subsanar un dato concreto o aportar una información muy particular, que puede dar lugar a una comprobación o no. Por ejemplo, un trabajador por cuenta propia presenta la trimestral de IVA y la Agencia Tributaria requiere los libros contables para verificar un determinado dato. Esto sería un requerimiento y tiene un plazo más corto. Cuestión distinta sería una comprobación, aunque sea limitada, en la que ya se están comprobando gastos e ingresos en general y el autónomo está inmerso en un procedimiento de inspección que cuenta con plazos mucho más largos”, explicó Pablo G. Vázquez.
De este modo, según el experto, lo habitual es que en los requerimientos, cuando Hacienda sólo pide un dato o una determinada información para contrastar con la información que tiene de este autónomo o de otros contribuyentes, se establezca un plazo de diez días hábiles para contestar. Estos días empiezan a contar a partir del día siguiente al de la recepción del correo. Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los sábados, domingos y días festivos se consideran inhábiles.
15 días hábiles para contestar una comprobación
Cuestión distinta son las comprobaciones limitadas. En este caso ya estamos hablando de procedimientos más extensos de unos seis meses desde el inicio hasta el final.” Lo habitual en estos supuestos es que la Administración dé 15 días hábiles al autónomo para aportar toda la documentación que se le solicita. Tras haberla solicitado, la Agencia Tributaria emitirá una resolución, que puede ir con una liquidación porque entiende que la justificación no es suficiente y, por ejemplo, no se debería haber practicado una deducción. A partir de este momento, el contribuyente cuenta con diez días para recurrir”, apuntó el experto de GVA asesores.
En cualquiera de los dos supuestos, tanto requerimiento como comprobación, los expertos aconsejan ser muy escrupulosos con los plazos indicados por Hacienda. Lo ideal, incluso, sería adelantarse en la medida de lo posible, para que en el caso de que se detecten incongruencias haya tiempo suficiente para cumplir con el tiempo de entrega establecido por la Administración. En algunos casos se puede pedir una prórroga para completar la información requerida.
Multas por no atender un requerimiento de Hacienda
Si el autónomo no cumpliera con los plazos de 10 o 15 días hábiles para contestar, este incumplimiento se podría enmarcar como infracción con sanciones, a veces, muy elevadas.
Según el actual criterio de la Justicia, a partir de una reciente resolución del Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC), se equipara el buzón electrónico con el tradicional a todos los efectos.
Así, se entiende en el criterio ya unificado que un obligado tributario que, estando obligado a recibir las comunicaciones de la AEAT por medios electrónicos, no acceda al contenido de los requerimientos de información notificados por dichos medios, puede cometer la infracción tipificada en el artículo 203 de la Ley 58/2003 (LGT) aunque no haya tenido un conocimiento real de su existencia.
Esta infracción, que conlleva multas de entre 150 euros y 600.000 euros, recoge aquellas conductas que tienden a dilatar, entorpecer o impedir la actuación de la Administración tributaria, entre las cuales se encuentra la desatención de requerimientos debidamente notificados. O, dicho de otro modo, se considerará “obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones de la Administración tributaria”, no atender a lo que solicita en la notificación y el autónomo podría ser sancionado, según la gravedad del incumplimiento.
¿A cuánto asciende la prestación para los autónomos que necesitan cuidar de un hijo enfermo grave?
Una de las prestaciones a las que pueden acceder los trabajadores en España, ya sea por cuenta propia o por cuenta ajena, es la compensación por el cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave. En palabras de la Seguridad Social, se trata de una prestación cuyo objetivo es “compensar la pérdida de ingresos del progenitor” que reduce su jornada laboral por este motivo.
Según recoge el Real Decreto 1148/2011, esta prestación que cubre la Seguridad Social está dirigida a progenitores, adoptantes o acogedores, y tiene como objeto la compensación de la pérdida de ingresos. “Esta prestación se reconoce al progenitor que reduce su jornada laboral al menos en un 50% para el cuidado del menor, siempre y cuando los dos padres trabajen”, señalaron desde la Seguridad Social.
Cabe destacar, que, según la normativa, el hijo enfermo “debe requerir un ingreso hospitalario de larga duración o la continuación del tratamiento médico en el domicilio, tras el diagnóstico y hospitalización”.
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Hay que cumplir con una serie de requisitos para percibir la prestación
Desde la Seguridad Social explicaron que, para poder percibir la prestación por el cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave, “es requisito imprescindible que trabajen los dos progenitores -o el único progenitor cuando se trate de una familia monoparental-, estén afiliados y en alta en algún régimen de la Seguridad Social o mutualidad de previsión social establecida por el correspondiente colegio profesional, ya sea por cuenta ajena o por cuenta propia”.
Asimismo, será necesario acreditar los periodos mínimos de cotización exigibles en cada caso, que, según recoge el portal web de la Seguridad Social, son los siguientes:
- No se exigirán períodos mínimos de cotización a las personas trabajadoras menores de 21 años.
- Entre 21 y 25 años, 90 días cotizados en los siete años inmediatamente anteriores a la solicitud de la prestación o 180 días a lo largo de su vida laboral.
- A partir de 26 años, 180 días dentro de los siete años inmediatamente anteriores a la solicitud o 360 días cotizados en el total de su vida laboral.
Los trabajadores autónomos y aquellos sobre los que recaiga la obligación de cotizar tendrán que estar al corriente de pago de las cuotas. A tal fin, será de aplicación la invitación al pago.
“Si en ninguno de los regímenes se reúnen los requisitos para acceder al derecho, se totalizarán las cotizaciones efectuadas en todos ellos, siempre que no se superpongan, y se reconocerá el subsidio por el régimen en el que se acrediten más días de cotización”, explicaron desde la Seguridad Social.
La prestación se calcula tomando la base media de los últimos doce meses
Según informaron desde la Seguridad Social, esta prestación económica da cobertura únicamente a uno de los dos progenitores. “Consiste en un subsidio, de devengo diario, equivalente al 100% de la base reguladora establecida para la prestación por incapacidad temporal derivada de contingencias profesionales, o la derivada de contingencias comunes cuando no se haya optado por la cobertura de las contingencias profesionales”. El subsidio se calcula en proporción al porcentaje en que se reduzca la jornada laboral realizada.
En el caso de los autónomos, su cálculo, aclaró la Seguridad Social, se hace “tomando la base media de los últimos 12 meses en los que el autónomo ha trabajado y estado de alta sin interrupciones”. En el caso de que el trabajador por cuenta propia quiera disfrutar de este beneficio sobre la cuota y lleve menos de 12 meses de alta, el cálculo se aplicará sobre la base media desde que se incluyó en el RETA.
En lo que respecta a la gestión y el pago de la misma, esto corresponde a la entidad gestora (Instituto Nacional de Seguridad Social (INSS) o Instituto Social de la Marina) o la mutua colaboradora con la Seguridad Social con la que el trabajador tenga cubiertas las contingencias profesionales.
No obstante, señalaron desde la Administración, cuando la persona trabajadora no tenga la cobertura de los riesgos profesionales, “es competente para la gestión de la prestación la entidad gestora o mutua que asume la cobertura de la incapacidad temporal por contingencias comunes”.
La prestación puede irse prorrogando cada dos meses
El derecho a la prestación, según recoge la normativa, nace a partir del mismo día en que se inicia la reducción de jornada, por lo que la solicitud ha de formularse en los siguientes tres meses. Transcurrido dicho plazo, según la Seguridad Social, “los efectos económicos del subsidio tendrán una retroactividad máxima de dichos meses”.
La prestación por el cuidado de menores afectados por cáncer u otra enfermedad grave se reconoce por el plazo de un mes, prorrogable por periodos de dos meses, “cuando subsista la necesidad del cuidado del menor, que deberá acreditarse mediante declaración del facultativo del Servicio Público de Salud (SPS) u órgano de la comunidad autónoma correspondiente responsable de la asistencia médica del menor”.
Si en caso de que se cumpla la mayoría de edad, el padecimiento del cáncer o la enfermedad grave persiste y subsiste la necesidad de hospitalización, tratamiento y de cuidado durante el mismo, “se mantendrá la prestación económica hasta los 23 años de edad, que se podrá ampliar hasta los 26 si antes de alcanzar esa edad se acreditara, además, un grado de discapacidad igual o superior al 65%”, recoge el portal web de la Seguridad Social.
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Motivos por los que se extingue la prestación o puede quedar en suspenso
Según explicaron desde la Seguridad Social, la prestación quedaría en suspenso en caso de que al otro progenitor se le reconozca la situación de incapacidad temporal, maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y la lactancia natural, jubilación, incapacidad permanente, por cualquier causa de suspensión de la relación laboral o, en el supuesto de alternancia en el percibo del subsidio.
Asimismo, la prestación se extinguiría por los siguientes motivos:
- Por la incorporación plena del beneficiario al trabajo, cualquiera que sea la causa que motive el cese de la reducción de jornada
- Al dejar de ser necesario el cuidado directo, continuo y permanente del menor
- Cuando uno de los progenitores cesa en su actividad laboral
- Por cumplir el causante 18 años, salvo en los supuestos de ampliación de la prestación hasta los 23 o 26 años
- Por fallecimiento del menor o del beneficiario de la prestación
La solicitud puede hacerse a través del portal web del INSS
Tanto si se dispone o no de identificación digital, es posible solicitar la prestación de forma telemática. En caso de contar con certificado digital o cl@ve, deberá solicitarse a través de la sede electrónica de la Seguridad Social, donde se encontrará el formulario de solicitud.
Una vez realizado el trámite, se recibirá un acuse de recibo en formato PDF. La resolución será enviada al domicilio. Si no se dispone de certificado digital, se podrá realizar el trámite a través de la plataforma del INSS para trámites sin identificación.
La evolución de los TPV tradicionales: nuevos dispositivos de pago que ya se usan en los negocios
En un entorno donde los pagos con tarjeta se multiplican en sectores como el Comercio, la Hostelería o el taxi, la mayoría de los autónomos y pequeños negocios están obligados a contar con un Terminal de Punto de Venta (TPV). Sin embargo, los autónomos se quejan que los dispositivos clásicos suelen presentar algunos problemas, como la falta de cobertura, la necesidad de cambiar el rollo de papel, baterías que se agotan pronto o su excesivo tamaño.
En este contexto, cada vez son más los negocios que buscan nuevas fórmulas para agilizar los cobros digitales. Por ejemplo, las aplicaciones para móviles que han lanzado algunas entidades como La Caixa, que convierten los dispositivos de los autónomos en un datáfono perfectamente operativo sin necesidad de alquilar un terminal.
Hacienda niega que los negocios deban pagar impuestos por las comisiones del TPV a partir de junio
En otros casos, muchos autónomos se están inclinando por utilizar su propio Bizum para cobrar a sus clientes. Se trata de una fórmula que no está exenta de impuestos, pero que elimina las comisiones financieras o por alquiler y mantenimiento que sí tienen las TPV que ofrecen las entidades bancarias.
Tal y como explicaron a este diario los autónomos del Comercio, estas opciones son una evolución del TPV tradicional, aunque muchos trabajadores por cuenta propia todavía no las utilizan porque desconocen su funcionamiento o su tributación. Sin embargo, poco a poco están ganando terreno a los dispositivos clásicos.
Estos son los problemas más frecuentes entre los autónomos que utilizan un TPV clásico
Los terminales de punto de venta (TPV) clásicos, como los datáfonos, fueron el primer gran avance para fomentar los pagos con tarjeta en los negocios. Sin embargo, estos dispositivos presentan a menudo algunos problemas para los autónomos, tal y como reconoció a este diario Rafael Torres, presidente de la Confederación Española de Comercio (CEC).
Entre todos, destaca que los datáfonos tradicionales “dependen mucho de la cobertura o el wifi”, explicó Rafael Torres. Ello, sin tener en cuenta el coste del alquiler y el mantenimiento de los dispositivos, “que no es pequeño”, explicó.
En este sentido, cabe diferenciar las comisiones financieras, aquellas que las entidades bancarias reclaman por cada operación que se realiza a través de sus TPV; y las comisiones que éstas cobran por el alquiler de los dispositivos y su mantenimiento. En este último caso, se trata de un importe sujeto al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), que los bancos repercuten, como es evidente, a sus clientes.
Estos son los nuevos sistemas que marcan la evolución del TPV clásico
El presidente de la CEC reconoció que los nuevos soportes de pago sin efectivo “cada vez se están utilizando más. Sobre todo, después de la pandemia, ya que antes prácticamente no tenían recorrido. Al final, se trata de que las formas de pago sean lo más accesibles para los clientes”, explicó a este medio.
Uno de los interrogantes alrededor de los nuevos formatos es la emisión de la copia. “Es obligatoria en caso de que el cliente lo demande, pero no tiene por qué ofrecerse en papel, puede hacerse a través de un código QR, enseñarlo en pantalla o enviarlo a su correo electrónico. Además, si decimos que el comercio de proximidad es el más sostenible, debemos demostrarlo reduciendo el uso del papel”, afirmó, en este sentido, Rafael Torres.
- Aplicaciones que convierten el móvil del autónomo en un datáfono
En un entorno donde los smartphones han llegado a un punto de desarrollo importante, convertir el teléfono del autónomo en un terminal de pago para el negocio es más sencillo que nunca. Entre sus ventajas, destaca la eliminación de los costes de alquiler y mantenimiento, así como una menor dependencia del wifi. En muchos casos, los móviles están más desarrollados que los datáfonos clásicos.
Prueba de el crecimiento de esta tendencia es la aplicación que La Caixa ha lanzado hace unos días para sus clientes autónomos y pequeños negocios. Basta con descargarla en el teléfono móvil e introducir las credenciales que aporta la entidad bancaria a los trabajadores por cuenta propia para empezar a operar.
A la hora de realizar una venta, basta con introducir el importe de la operación en la pantalla principal y, a continuación, el cliente debe acercar la tarjeta (tanto física como digital) al móvil que tenga instalada la app. Es decir, el mismo procedimiento que si se tratara de un TPV tradicional.
“Si la operación lo requiere, la aplicación solicita el código PIN, y una vez confirmada la compra, aparecerá la opción de generar recibo y se remitirá el ticket al cliente mediante el método seleccionado: mostrarlo en pantalla, enviar por email o generar un código QR. Además, la aplicación de CaixaBank también permite gestionar devoluciones”, explicaron desde la entidad bancaria.
- Bizum
Otra opción, cada vez más extendida, es el pago a través de Bizum, la aplicación que, en un primer momento, estaba pensada para el intercambio de importes pequeños entre familiares y amigos, pero se ha convertido en un método de pago recurrente en el caso de muchos negocios, como los comercios a pie de calle o el sector del taxi.
Sin embargo, esta forma de pago digital ha generado confusión entre los autónomos, sobre todo con respecto a su tributación o los límites en las operaciones que cobran a través de la aplicación. En este sentido, desde la Agencia Tributaria han recordado en numerosas ocasiones que, “al tratarse de un beneficio económico derivado de una actividad profesional, sí hay que declararlo”, como cualquier otra operación.
Entre sus ventajas, destaca la eliminación de cualquier tipo de comisión bancaria -las financieras o las de alquiler y mantenimiento- que sí deben abonarse cuando se opera con un datáfono tradicional. Sin embargo, en estos casos el negocio sigue obligado a ofrecer una copia de la operación, por lo que el autónomo debería descargar el justificante y reenviárselo en caso de que el cliente lo solicite.
- El TPV Smart
En paralelo, el presidente de la Confederación Española de Comercio (CEC) explicó a este medio que numerosas entidades bancarias ya están ofreciendo la evolución directa del datáfono tradicional, denominada TPV Smart. Se trata de dispositivos más pequeños, que eliminan el uso del papel y tienen funciones adaptadas a las necesidades actuales de los negocios.
“Además de cobrar, permiten a los negocios obtener todo tipo de estadísticas sobre su actividad o elaboran las facturas de forma automática con todos los datos”, explicó Rafael Torres en este sentido.
Por último, el presidente de la CEC puso de manifiesto que el número de negocios que prefiere acordar el envío de una transferencia bancaria con sus clientes en lugar de cobrarles con tarjeta es cada vez mayor. “Sobre todo, en aquellos negocios con un ticket medio más alto, como, por ejemplo, el caso de una tienda de muebles”, concluyó.